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書類整理のコツやアイディアとは?きれいに整頓するおすすめグッズも

知らず知らずにたまっていく書類の整理、どのようにしていますか?ただクリアファイルに入れるだけで、上手な整理ができなくて困っているという人も多いのではないでしょうか。
「文房具は100均から無印などのプチプラな商品もたくさんあり、どれを選んだらよいのかがわからない」という人のために、今回は書類整理をするための、おすすめファイルやグッズを取り上げていきます。

また、書類整理をするためのアイディアや、仕事の書類も分類できるおしゃれなアイテムについても詳しくみていきます。ぜひ参考にしてみてくださいね。

書類をきちんと整理するための方法とは?そのコツについて

ファイル類と文房具

机の上や部屋の中にある書類を上手に整理するには、コツがあります。そのコツについてご紹介していきます。


■ファイルの外側と内側には見出しをつける

とりあえず、とファイルしてしまうと、時間が経ってから中身が何かがわからなくなってしまいますよね。これではいざ必要なときに、書類を探すまでに時間がかかってしまします。

これを防ぐためには背表紙や見開きにインデックス(見出し)をつけて保管することが大切です。見出しがあると一目瞭然でファイル場所がわかります。


■収納するファイル類の大きさを揃える

書類整理は見た目もきれいにするとスッキリをまとまります。きれいに整理するコツは、ファイルの大きさをA4サイズなどのように、統一するということです。

また、色も用途ごとに分けることをおすすめします。その時に注意したいことは、2~3色程度の色にしておくということです。あまりにも色がバラバラだと、かえって見つけにくくなります。

書類を上手に整理したいとき覚えておきたいアイディアとは?

仕事場で話し合う2人

ここでは、書類整理をするときの実際のアイディアをご紹介していきますので、参考にしてみてくださいね。


■ケースファイルを使って保管する

ケースファイルはディスカウントショップや100円均一ショップでも買うことができる半透明・透明の開閉できる書類ケースです。

まるでトランクのように持ち手がついているものもあります。ファイルがしにくい電化製品の説明書やマニュアル・保証書などを保管するときに使えるので便利です。


■壁掛けラックを使って見せる収納をする

回覧の書類やプリント類など、すぐ目に付く場所に保管しておきたい書類にぴったりなのが、壁掛けラックを使った収納方法です!コツは固めのクリアケースなどに書類をいれてから壁かけに入れること。これで外側からもすぐに判別できますね。

そして、期限がすぎた古いものから順番に破棄していくと、量も一定で極端に増えません。インデックスを付けておくと更に見やすいですね。

書類整理でやってしまいがちなことは何?NG事項をチェックしよう

机周りと整理グッズ

書類整理が下手だという人の整理の仕方の特徴をよく見てみると、共通した原因が見つかることがあります。このような書類整理に対してのNG事項をまとめてみました。

これらのことを避けて整理するように心がければ、仕事でも家でも身の回りの書類をスッキリとさせることができるでしょう。


■必要な書類と不要な書類の区別がついていない

某一流企業においては、机やキャビネットの書類の整理を徹底して指導されています。書類が散在していると、取り返しのつかないミスも起きるからなのです。書類整理においては「今使う書類・いつか使う書類・もう使わない書類」に分類してから、ファイリングなどをすることをおすすめします。

その後、不要なものは捨ててしまいましょう。そしていつか使うかもしれない書類は、1年を期限に保管しておき、一年後に見直し保管か破棄をしましょう。


■判断がつかない書類がそのままになっている

上で紹介した3つの分類にも入らない、判断のつかない書類もたくさんでてきますね。そのような雑多な書類がそのままの状態になっていると、引き出しがごちゃごちゃで片付けられません。

このような書類の整理は、とりあえず保管する「保管箱」を作ってそこに入れておきましょう。注意したいことは、保管箱は大きさ(幅)を一定にしておき、それ以上には増やさないようにします。そして一定以上になったら、古い物は破棄するとよいでしょう。

書類をきれいに整理するためのアイテム(1):「大容量仕分けファイルボックス」を使うと上手にまとまる!

書類整理の際のおすすめアイテムをご紹介します。

1つ目は「大容量仕分けファイルボックス」です。カラフルな色がポップで書類整理が楽しくなるファイルボックスです。

ジャバラ状になっているので、書類をしまうときや探すときにとても便利ですね。また広げると自立するので、一時的に出しっぱなしで作業するときにもとても便利なファイルとなっています。

収納後はコンパクトサイズになり、そのまま本棚や机の引き出しにしまうことができるデザインです。会議にそのまま持ちだしても違和感なくおしゃれなファイルボックス。たくさん活躍すること間違いなしですよ。

ヒラキ 大容量仕分けファイルボックス

¥734

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書類をきれいに整理するためのアイテム(2):便利に使えてスッキリ♪IKEAの書類ラック

書類整理の際のおすすめアイテム2つ目は、「IKEA(イケア) KVISSLEウォール書類ラック」です。今まであるようでなかった壁掛けタイプの書類ラックです。シンプルなデザインで、どんなタイプの部屋にも違和感なくスッキリと収納できます。

壁にかけて使う方法が基本ですが、キャビネットの中に寝かせて使うことも可能です。斬新なデザインな上、書類や雑誌・新聞などすぐに見たいときに取り出せる便利な書類ラック。

また、取り出しやすいように前面が少し低くなっていて、壁に掛けたときの角度も絶妙です。ちらっと書類が見えるので、一目で何が収納されているかがわかりますね。

雑誌やお気に入りのパンフレット・情報誌などを「見せる収納」としても使える優れものです。

IKEA(イケア) KVISSLE 書類ラック

¥3,000

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書類をきれいに整理するためのアイテム(3):種類豊富な無印良品のホルダーで簡単収納!

書類整理の際のおすすめアイテム3つ目は、「ハンギングホルダーとポリプロピレンファイルボックス」を使った書類の整理です。無印良品は文房具や収納のグッズの種類が豊富で、便利な商品も多いですよね。

このハンギングホルダーはインデックスが付属でついています。無印良品の商品のファイルボックススタンダード(ポリプロピレン)と一緒に使うと管理がしやすくなります。白と茶色をベースとしているシンプルなデザインです。

また持ち歩く場合も、ハンギングホルダーの中身を出して別のファイルへ入れて持ち歩くことができて便利です。資料が出しやすくなり、仕事的に仕事ができますね。

無印良品 再生紙ハンギングホルダー A4サイズ用(5枚)

¥490

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書類をきれいに整理するためのアイテム(4):アコーディオン式収納スタンド

書類整理の際のおすすめアイテム4つ目は、「アコーディオン式に収納できるドキュメントファイル」です。鮮やかなグリーンが爽やかですね。広げたときに自立するタイプのファイルですので、書類の出し入れがしやすい収納アイテムです。

また、最初からインデックスが付いていますので、より簡単に身の回りのものが整理できます。探すときも便利ですね。広げるときには取っ手がついていて簡単に引き伸ばすことができるファイルです。一方使わないときは、圧縮して幅2cmまでになりますので邪魔にならない大きさです。

ハガキサイズまでの大きさの身の回りの書類や、細々としたものを収納するときに最適なスタンドファイルですね。収納枚数はハガキで最大950枚まで可能です。

セキセイ ドキュメントファイル

¥756

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今回は書類の整理についてのおすすめの収納術やアイディア、そして購入可能な収納用のアイテムなどをご紹介しました。書類の整理というと、つい後回しにしてしまいがちですが、整理方法を決めておくと忙しいときでも迷わず収納できます。
このようにきちんと収納しておくと、書類を急いで探すときにすぐに見つかるというメリットがあるのです。そして大事な書類を紛失してしまうこともなくなりますね。

自分が整理する書類のタイプを知っておき、整理しやすい方法を見つけて快適に書類整理をしてみましょう。